Etapas de un Proyecto de Arquitectura

   Una vez que tenemos desarrollado en profundidad nuestro proyecto de arquitectura, debemos definir quién lo construirá.   Ésto puede ser determinado a dedo, sobretodo en mandantes con proyectos pequeños, quienes, la gran mayoría de las veces, se rigen sólo por el precio. Pero lo ideal, es que participe un número razonable de concursantes. Es entonces, cuando necesitamos una licitación o concurso para que un ente constructor se adjudique la edificación del proyecto, demostrando que su propuesta y competencias lo posicionan como el idóneo.

   Existen dos tipos de licitación: la privada y la pública. La primera, estará dirigida a un grupo específico de participantes, los que por criterio del mandante, experiencias previas, prestigio de los constructores o condiciones del proyecto los califican como los competidores calificados.   La pública, es de caracter abierta, en donde se hace un llamado generalizado a la participación de quién se sienta capaz de realizar el pedido bajo las condiciones que impone el convocante. Esta última, es la que más se recomienda para realizar licitaciones, dada su mayor transparencia en el proceso y el enfoque meritocrático que significa hacer un llamado público y general.

   El equipo de proyectistas, será un facilitador o diseñador de la información a entregar, basado en el proyecto ejecutivo para que se puedan generar las bases de la licitación. También podrán ser parte del equipo evaluador de las propuestas de construcción. Los criterios para evaluar, pueden ser variados, según lo determinen los mandantes o encargados de la evaluación de propuestas, pero tienden a criterios de costo, prestigio y solvencia del constructor, plazos y metodologías.

   También se deben establecer protocolos transparentes, para que cada postulante, pueda enmarcarse a las reglas de la licitación, y no quede margen para la interpretación, insuficiencia de información, parcialidad, preferencias de participantes o, directamente, fraude.

       

   Sin más, abordemos la etapa en cuestión:

       

6) Licitación:

   El proceso de licitación parte mucho antes del llamado público a participar, ya que deben desarrollarse las bases para establecer requerimientos, plazos, etapas, reglamentación y canales de comunicación entre las partes, lo que le dará credibilidad y seriedad al proceso. Posteriormente habrá etapas informativas e interactivas, para que cada participante aclare sus dudas con respecto a la correctos requerimientos del encargo, procurando que sea lo más cercano a la realidad del proyecto. Una vez recepcionadas las propuestas, el equipo evaluador ponderará los distintos aspectos de manera estandarizada, para contrastar los puntajes obtenidos y dar con el ganador. Una vez hecho esto, deberá formalizarse el contrato entre las partes.

   Veamos las etapas de este proceso con más detalle:

       

a) Preparación de las bases

   Se debe preparar la documentación técnica que define el proyecto. Se deberá trabajar con el proyecto ejecutivo para determinar cuál es la información relevante para quién participará en la licitación, tratando de evitar la entrega de datos demasiado profundos o sensibles, que puedan poner en riesgo a futuro la seguridad o funcionamiento del proyecto. Y de ser estrictamente necesario tener que proveer de dicha información, deberán adquirirse los compromisos de confidencialidad por parte de los participantes y las correspondientes sanciones en caso de divulgación.

  •    Documentación técnica del proyecto: Esta parte surge del proyecto ejecutivo. Pero debe recordarse que no está dirigida al constructor final. Si no, a los potenciales constructores. Por lo que debe poseer la información necesaria para entender el proyecto, sus alcances técnicos, su costo y plazos. Pero no lo suficiente para que terceros que no llegarán a construir queden con información sensible. En general bastará con memorias explicativas, planimetrías arquitectónicas, EETT, costos estimados, proyectos generales de instalaciones, plazos, etc. Y a medida que los proyectos adquieren cierta magnitud o incertidumbre con la información anterior, habrá que complementarla con datos precisos de algunas zonas. También se debe recordar que la información no estará orientada a la construcción, si no, a la información de los competidores, por lo que los formatos pueden salirse de las normas y estandarización de planos, para facilitar o graficar de mejor manera el pedido.   Este proceso es bastante lento, pues debe entenderse que no es una simple copia del proyecto ejecutivo, sino, una manera específica de mostrar la información a los participantes. Debe ser elaborado por profesionales expertos, idealmente, los propios proyectistas, o al menos, revisado por ellos.
  •    Bases Administrativas: Además del funcionamiento del proceso, debe clarificarse, quiénes serán los encargados de garantizar todo el funcionamiento de la licitación. Administradores de consultas, equipo técnico que clarifique, publicaciones, etc. Son las que establecerán la estructura del proceso de licitación, quiénes serán los garantes de que se lleve a buen término. Cuáles serán los canales de comunicación entre las partes y los plazos para realizar consultas, responder y entregar información que en el proceso se considere necesaria.
  •    Fijación de Plazos: Se debe tener claro el plazo que poseerán las distintas etapas de la licitación. Ya que determinará el tiempo para revisar y responder las consultas, recepcionar las propuestas y revisar las mismas. Debe ser analizado en detalle, ya que, si no se dan los plazos suficientes para presentar propuestas, habrá una baja o nula participación, por ser muy difícil evaluar y presentar propuestas para los potenciales concursantes.
  •    Canales y Plataformas de comunicación: Deben generarse las plataformas digitales y protocolos para la comunicación entre las partes. Determinar quiénes se los encargados que responderán las consultas, y cómo será tal procedimiento.
  •    Forma de pago: Determinar cuál será la mejor forma de pago para los constructores. Si las etapas de pago son demasiado distanciadas, puede generar una baja participación, puesto que la liquidez de los entes constructores, puede no ser tan alta. Esto podría dejar fuera a muchos, es un tema para analizar en detalle si se quiere dar la oportunidad de participar no sólo a los grandes conglomerados.
  • Metodología: Para evaluar a los participantes se debe elaborar un procedimiento, que detalle los aspectos esenciales a considerar, la importancia (ponderación estandarizada) que poseerán y cómo será el proceso para definir al ganador.
       

b) Llamado a concurso

   Una vez que ya se han redactado las bases y se tiene claridad de la información que se entregará, el proceso, plazos y plataformas de funcionamiento. Se realizará el llamado a concurso o licitación. En donde por distintos medios y plataformas, o directamente contactando a potenciales participantes.

  • Publicación: Los medios para publicar, pueden ser contacto directo por correos o avisos en medios digitales, propaganda en medios locales. Dependerá de si es convocatoria abierta o privada, la manera para llegar a los potenciales constructores.
  • Entrega de bases: Quienes quieran participar deberán poder acceder a la información y documentación técnica oficial de la licitación. Podrá ser información pública, o previa inscripción, si existen ciertos requisitos o compromisos para poder participar. Deberá existir un plazo razonable para permitir el estudio de las bases técnicas.
  • Condiciones: Se debe detallar, si los participantes, deben cumplir con condiciones especiales, si deben ser estrictamente una empresa conformada, o un grupo de profesionales, que se asocian para poder participar. O si puede existir subcontratación o no, ya sea una empresa, persona natural o jurídica.
  • Transparencia: Para garantizar la seriedad y credibilidad del llamado, deben garantizarse los resguardos éticos del proceso de licitación. Por lo que deben estar establecidos los protocolos que den cuenta de la transparencia del proceso. Y en todo momento, seguir las reglas que las partes adoptaron como condiciones para poder participar. Ambas partes están obligadas a cumplir.
  • Inscripción: En algunos casos los participantes deberán inscribirse para figurar como tales, para poder realizar consultas o aclaratorias oficiales.
  • Restricciones: Deben establecerse también qué personas o empresas no podrán participar. Ya que pueden tener grados de consanguinidad que supondrían poseer un tipo de preferencia por sobre los otros concursantes. También empresas o grupos en donde el jurado o los profesionales proyectistas, tengan algún grado de participación o inversión.
       

c) Etapa de Consultas

  • Protocolos para Consultas: Las consultas informales, suelen darse, sólo en proyectos muy pequeños. Pero para proyectos de magnitud, deben evitarse. Lo ideal, es que las consultas de cada participante sean públicadas con la respectiva respuesta. Para que todos los participantes puedan considerar ese dato en igualdad de condiciones.
  • Identificación: Debe quedar claro hacia quién va dirigida una consulta. Y quién es el encargado idóneo para revisarla, responderla y publicarla.
  • Respuestas acertivas: Debe existir un equipo técnico que pueda dar respuesta a las consultas de manera correcta, sin tener que extender demasiado el tiempo para la misma. Recordemos que un error en la información sin detectar a tiempo, podrá significar una incorrecta evaluación del proyecto o de ser muy grave, una anulación de la licitación.
  • Plazos para consultas: Debe existir un período de consultas directamente relacionado con la complejidad del proyecto a realizar. Ya que de no satisfacer todas las consultas necesarias, existirá un gran margen de incertidumbre y no todos estarán dispuestos a asumirlo, o si lo hacen, muy posiblemente castigarán demasiado el costo de la propuesta. Lo que no le conviene nada al convocante, por lo que debe evaluar correctamente este tiempo para satisfacer, idealmente, todas las inquietudes.
       

d) Recepción de propuestas

   Una vez finalizado el plazo para realizar las aclaraciones a los concursantes, inicia el plazo para recibir las propuestas:

  • Formatos estandarizados:   En las bases debe quedar claro el formato de la propuesta, qué tipo de documentos se recibirán. Para que tiendan a la estandarización de presentación y evaluarlas imparcialmente, según aspectos y ponderaciones indicadas. Y no dejarse llevar por otros aspectos que puedan influir en la decisión.
  • Depósito de garantía: A los participantes, dependiendo de la magnitud del proyecto, suele pedírseles un depósito en dinero, para dar fe de que su propuesta es seria, y que en caso de ganarla, realizarán el contrato respectivo. Cuando el contrato se firme entre las partes, esa suma será devuelta. A los concursantes que no ganen, se les devolverá ese depósito. También es posible pedir esa suma sólo al ganador, que contará con un plazo limitado para pagarla.
  • Plazos: Sólo se pueden recibir propuestas dentro de los plazos establecidos, quienes no cumplan con ellos quedarán automáticamente descalificados.
  • Canales: En las bases quedaron establecidos los canales para recibir las propuestas, otros canales no serán válidos.
        

e) Evaluación de propuestas

  • Cumplimiento de Requisitos: Las propuestas que no cumplan con los requisitos que se solicitaron desde un principio quedarán descalificadas. Ésta será una manera previa de descatar a quiénes no participarán en la evaluación y deberá ser informada en su debido momento.
  • Aspectos a evaluar: En el pliego de condiciones y bases se establecieron los aspectos a considerar en la propuestas. Por lo que debe cumplirse dicho procedimiento, para dar garantías de la seriedad y transparencia del proceso.
  • Rigor en las Ponderaciones: Las ponderaciones de los distintos aspectos deben ser evaluadas por los profesionales competentes, y comparadas entre sí, para evaluar correctamente cada aspecto y establecer los puntos que le corresponden a cada participante.
        

f) Adjudicación

   Una vez realizadas las ponderaciones a los distintos aspectos de la propuesta de construcción. Hemos definido a nuestro mejor candidato.

  • Adjudicación del ganador:   La propuesta que haya obtenido el mayor puntaje entre los concursantes debe ser considerada como el ente constructor ganador.
  • Publicación: Se publica al ganador y los puntajes de las propuestas de mayor a menor. También se adjuntan a quiénes fueron descalificados y el motivo de ello.
  • Posibles Rectificaciones: Se ha dado el caso que un participante haya sido descalificado luego de darlo como ganador. Ésto ha sucedido cuando los demás competidores, se dan cuenta que en su propuesta faltaba algo que el jurado no ha notado y que lo deja fuera del cumplimiento del reglamento. En cuyo caso el ganador será el siguiente de la lista de puntajes. Estos casos además de prestarse para suspicacias, no suelen ser muy frecuentes. Pero da cuenta de que no siempre se es riguroso con la evaluación de las propuestas. Algo a tener presente.
        

g) Formalización del contrato

   Ya tenemos a nuestro ganador, que tuvo que presentar la mejor propuesta, según los requerimientos que le impusimos y participar apegándose a las condiciones y reglamento de la licitación. Corresponde ahora llevarlo al papel:

  • Formalización del contrato: Se lleva a cabo el acto formal entre las partes, en donde las condiciones del contrato ya se encontraba en las bases del concurso. Es mediante este documento, que ambas partes se comprometen a cumplir sus respectivos deberes, para el mutuo beneficio. El convocante obteniendo el proyecto o edificio que necesita, y el constructor obteniendo el beneficio económico de edificar lo pactado.
  • Devolución de depósito: El contrato está firmado. Ya se han adquirido los deberes y responsabilidades de cada parte. Ya no es necesario mantener este depósito, ya que ante un incumplimiento del constructor, rigen las reglas del contrato ya firmado.
        

   Y listo, tenemos oficialmente a nuestro ente constructor. Podrán ser contratistas con sus respectivas cuadrillas; constructores o profesionales del rubro con subcontratos; grupos de profesionales con cuadrillas que se unen para poder participar; empresas pequeñas, medianas o grandes conglomerados. Pero los procesos de una licitación tienden a lo mismo, algunos mucho más complejos que otros, variando de un llamado de entes gubernamentales, privados o particulares. Pero a grandes razgos, las etapas son las mismas en todos, guardando las debidas proporciones entre unos y otros.

       

¿Cuándo se descalifica a un participante?

Participantes quedarán descalificados si:

  • Presentan documentación o propuesta fuera de plazo.
  • Incumplimiento de reglamentación.
  • Documentación faltante.
  • Realizan algún tipo de presiones o lobby hacia el convocante.
  • Si se comprueba que poseen alguna relación de consanguinidad con convocantes.
  • Si se comprueba que están vinculados económicamente con convocantes.
  • Si se comprueba fraude.
       

¿Cuándo se anula una licitación?

Concurso se dará por anulado si:

  • Nadie se presentó a la licitación o concurso.
  • Ninguno de los convocados cumplía con condiciones para participar.
  • El convocante no cumplió con plazos que él mismo se comprometió a cumplir.
  • Documentación técnica no corresponde o está mal realizada.
  • Quien realizó las bases no poseía las competencias para ello.
  • Se demuestra algún tipo de imparcialidad o fraude por parte del convocante.
  • Convocante modificó reglamento durante la licitación.
       

   La nulidad significa, que la licitación se da por terminada, sin ganador. Tendrán que evaluarse cuáles fueron los errores o las faltas. Realizar las denuncias y sanciones respectivas, si corresponde. En todo caso, la nulidad no es definitiva, ya que la necesidad de construir, sigue existiendo. Pero deben tomarse todas las medidas para mejorar y realizar la licitación en un futuro, con todas las mejoras implementadas y el equipo de personas adecuadas, para que no vuelva a producirse el problema, error o fraude.

        

Medidas para evitar fraudes…

   El fraude puede provenir de quien convoca o de quien ofrece la propuesta de construcción. Realizando algún tipo de colusión de precios, o por relaciones desconocidas entre convocante y participante, que supongan algún tipo de beneficio mutuo. Deben conocerse los antecedentes de quiénes forman parte de los equipos de trabajo y de quienes participan, profundizando en los vínculos entre ellos. Pero lo ideal es formar equipos de trabajo con quienes se tenga certeza de una trayectoria impecable y de ética intachable. También se deben promover compromisos o juramentos asociados a la ética profesional interna, que promuevan el correcto desempeño del organismo convocante.

Para evitar posibles fraudes, se debe detectar o implementar a tiempo:

  • Licitaciones con precios muy altos, más allá de lo que el mercado dicta. Posible corrupción o error al estimar costo, dentro del equipo de trabajo.
  • Requerir de servicios demasiado específicos, que sólo unos pocos podrán ofrecer. Posible fraude al estar apuntando específicamente a un proveedor o prestador del servicio.
  • Plazos para presentar ofertas demasiado cortos. Posible colusión entre las partes, en donde constructores ya cuentan con toda la información desde antes y no da tiempo a los demás participantes a generar propuestas reales para participar.
  • Pocas empresas participantes con precios demasiado parecidos. Posible colusión de precios, mismos propietarios o empresas fantasmas.
  • Control interno en la evaluación de las propuestas. Para que alguien no obtenga puntajes injustificados.
  • Colocar en jurados o grupos de evaluación personas de prestigio y ética demostrada.
        

   Bueno, y así hemos visto varios aspectos en una licitación o concurso. Recuerda que el lado del arquitecto, es el lado del mandante. Y por ende, debes proveer la mayor información al ente constructor, aspirando a una convocatoria con un grupo importante de participantes, para que exista competencia real entre ellos. Para que se presenten propuestas serias y factibles, con un precio justo para ambas partes. Y siempre manteniendo los compromisos éticos entre quien convoca, quien propone y quien revisa la propuesta.

              

   Y así concluímos, espero que el artículo te haya sido de utilidad, ¡Hasta el próximo! Y recuerda, si necesitas alguno de nuestros servicios, puedes contactarnos a:

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Comments
  • Maricruz - Evaluación de desempeño 360
    Responder

    Estoy infinitamente agradecida, excelente información, la información permite tener una
    visión más amplia de la temática. Durante mucho tiempo he tenido problemas para comprender el tema, pero considero que la forma cómo se aborda ayuda mucho a comprenderlo, y a visualizarlo desde un ángulo muy diferente y sencillo.

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